اتاوا دستورالعمل اجرایی جدید را در اختیار کارکنان خود قرار داده که درباره ارتباطات ایمیلی با متقاضیان مهاجرت به کاناداست. این راهنمای جدید می‌تواند از اعتراض‌ها و شکایت‌های حقوقی زیادی جلوگیری کند. همان‌طور که احتمالا شنیده‌اید، برخی از متقاضیان بدون اینکه هیچ ایمیلی دریافت کنند، با مشکلات زیادی روبرو می‌شوند و بعدتر معلوم می‌شود آنها هیچ ایمیلی از سوی اداره مهاجرت کانادا دریافت نکرده بودند. این دستورالعمل برای جلوگیری از به وجود آمدن همین مشکلات است. با این دستورالعمل بیشتر آشنا شویم.

از آنجایی که فعالیت‌های اداره مهاجرت، پناهندگی و تابعیت کانادا بیشتر به صورت الکترونیکی و بدون کاغذ انجام می‌شود، معتبر بودن مکاتبات ایمیلی بین مسئولان و متقاضیان به نگرانی بزرگی تبدیل شده است.
گاهی دلیل ناتوانی در پاسخ دادن به درخواست‌های مسئولان اشکال در فرآیند ارسال و دریافت ایمیل‌هاست. این موضوع می‌تواند بر دیدگاه متقاضیان در خصوص مهاجرت تاثیر منفی بگذارد. ضمن اینکه ناتوانی در اثبات اینکه ایمیل مورد نظر ارسال یا دریافت شده است نیز می‌تواند منجر به ارائه شکایاتی به دولت فدرال شود.
دستورالعمل چه می‌گوید؟
در این دستورالعمل پنج‌صفحه‌ای که هفته گذشته منتشر شد آمده است: «مکاتبات ایمیلی با متقاضیان اقدامی کارآمد، مقرون به صرفه و همیشه در دسترس است. این روش به دلیل ۲۴ ساعت شبانه‌روز و هفت روز هفته بودنش به مرور تبدیل به روش انتخابی متقاضیان برای برقراری ارتباط با اداره مهاجرت می‌شود. حتی با وجود اینکه که وزارت مهاجرت کانادا ثابت کرد مکاتبات ایمیلی به بیشتر آدرس‌های ایمیل معتبری که متقاضیان اعلام کرده بودند ارسال شده است، کماکان انتخاب آنها ارتباط از طریق ایمیل بود.»
کارن اندرسون، وکیل مهاجرت اهل تورنتوست. یکی از موکلان هندی او سال گذشته به دلیل دریافت نکردن ایمیل مبلغ ۳۰۰۰ دلار غرامت گرفت. او از انتشار این راهنما استقبال می‌کند اما صددرصد هم خوشبین نیست: «راهنمای جدید، تدابیر امنیتی و دستورالعمل‌‌های دقیق‌تری برای ثبت مدارک به مسئولان ارائه می‌دهد. اما حرف و عمل دو چیز کاملا مجزاست. همه چیز بستگی به خود کاربران و نحوه عملکرد آنها دارد».
پیگیری اداره مهاجرت بیشتر می‌شود
این توصیه‌ها شامل دستورالعمل‌هایی در خصوص چگونگی ثبت ایمیل ارسال شده در سیستم سازمان و ارائه شواهد در صورت اقامه دعوی است.
مسئولین باید از متقاضیان اجازه مکاتبه از طریق ایمیل را بگیرند و این کار باید با ارائه فرم کاملی به متقاضی انجام شود؛ فرمی که شامل آدرس ایمیل هر یک از متقاضیان باشد. آنها همچنین باید ایمیل‌ها را از ایمیل عمومی سازمان ارسال کرده و مدت زمان معقولی را برای دریافت پاسخ از متقاضیان مشخص کنند. تمام مکاتبات باید در سیستم مدیریتی ثبت شود.
بر طبق این دستورالعمل: «اگر گزارش ارسال پیامی ناموفق بود، مسئولان باید پیگیری کنند که آیا آدرس ایمیل عوض شده و یا در سیستم مدیریت کلی پرونده‌ها تغییرکرده است. سپس باید پیام را به آدرس جدیدی که متقاضی اعلام کرده است ارسال کنند. اگر پیام اول به جدیدترین آدرس ایمیل ارسال شده اما باز هم ناموفق بوده است، باید از روش دیگری برای برقراری ارتباط استفاده کرد. مثلا باید از ارسال نامه کتبی استفاده کرد.»
اندرسون می‌گوید: «بررسی مجدد ایمیل‌های ارسال نشده بسیار مهم است. در مورد مشتری من، هیچ پاسخی از مسئول دریافت نشد و درخواست موکل من رد شد. این مشخص می‌کند که وظیفه مسئولان چیست».
به مسئولان هشدار داده شده است که دیگر نمی‌توانند از روش قبلی سازمانی بر مبنای «گزارش ارسال پیام» استفاده کنند و مطمئن بشوند که مخاطب پیام را دریافت کرده است. با اینکه این وظیفه متقاضی است که به درخواست‌های مسئول پاسخ دهد و اگر ایمیلی به دستش نرسیده استدلال بیاورد و درخواست بررسی مجدد تقاضانامه‌اش را بکند، اما دستورالعمل می‌گوید مسئولان باید پیگیر بشوند و در صورت لزوم تقاضانامه را مجددا بررسی کنند.
اگر مسئول به این نتیجه برسد که اشتباه از سازمان بوده است و ایمیلی که حاوی سوالات بیشتری در خصوص متقاضی بوده به دستش نرسیده است، باید به او یک شانس مجدد بدهد.
دادن این فرصت‌های دوباره برای افرادی مثل بشار کسیر خبر خوبی است. او در سال ۲۰۱۱ درخواست حمایت مالی والدینش در کانادا را از سوریه داده بود، اما تقاضای او بعد از سه سال رد شد. مسئولان مهاجرت اظهار کردند که او اطلاعات بیشتر را ارسال نکرده است. اما خانواده کسیر ایمیلی دریافت نکرده بودند. در نهایت درخواست آنها مجددا در دست پیگیری قرار گرفت.
فوریه 23, 2016

بالا